Mittlerweile beschäftigt er 40 Mitarbeiter und bedient sowohl regionale als auch weltweit agierende Kunden. Credo des Unternehmens: mit allen Menschen, die mit dem Unternehmen agieren, respektvoll umzugehen.

So werden die Mitarbeiter als wichtige Dienstleister gesehen, die sich in ihrem Arbeitsumfeld wohlfühlen sollen. Auch die Lieferanten werden als gleichwertige Partner behandelt. „Nichtsdestotrotz ist der Dreh- und Angelpunkt für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens ein gutes Controlling“, ist sich Klaus Groenewold, Geschäftsführer der MD Hardware & Service GmbH, sicher.

Aus diesem Grund hat er sich schon sehr früh darüber Gedanken gemacht, wie die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter optimal dokumentiert werden können. Ein häufiges Manko, insbesondere in mittelständischen Dienstleistungsunternehmen, ist die mangelnde Übersicht über den konkreten Zeitaufwand einzelner Aktivitäten.

Oftmals sind genaue Planungen bei einer Netzwerkinstallation, die über mehrere Tage geht, nicht möglich, und es ergeben sich vor Ort immer wieder neue, nicht vorhersehbare Tätigkeiten, wie zum Beispiel die Installation einer Software, die nur von wenigen Mitarbeitern im Hause des Kunden benötigt wird, aber bei der Projektvorbesprechung vom Kunden vergessen wurde. Würden diese Arbeiten nicht genau dokumentiert werden, wäre es in der Nachbesprechung des Projektes schwierig, sie dem Kunden in Rechnung zu stellen.

Schnell, einfach, konsequent

Diese beiden Herausforderungen bewerkstelligt das hausintern entwickelte Zeitmanagementsystem. Besonders wichtig war dabei die einfache Bedienung, sodass die Einarbeitung nur wenige Minuten dauert. In eine übersichtliche Maske können schnell alle relevanten Daten eingegeben werden. Hinzu kommt, dass das System webbasiert ist und Daten von überall aus eingeflochten werden können. Die Geschäftsführung hat somit permanent einen vollständigen Überblick über die Tätigkeiten der Mitarbeiter. Gleiches gilt für die Kunden, die über eine Schnittstelle jederzeit den neusten Zeitkontenstand abfragen können.

Gewinn verdoppelt

„Die Vorteile, die wir mit unserem Zeitmanagement erreicht haben, sind fulminant. Anfangs haben wir Effizienzsteigerungen von bis zu 47 Prozent aufweisen können und auch heute noch, fünf Jahre nach der Einführung des Systems, können wir Wachstum verzeichnen“, bemerkt Klaus Groenewold. Das liegt vor allem in der präzisen Stundendokumentation, die jedem Kunden präsentiert und bis auf die halbe Stunde genau aufgezeigt wird. So wird denn auch der wirkliche Zeitaufwand bezahlt. Der optimierte Rechnungsdurchlauf hat gleichzeitig für mehr Liquidität auf dem Konto gesorgt, und obwohl sich Systemhäuser nicht durch eine übergroße Marge auszeichnen, konnten aufgrund des perfekten Zeitmanagements gute Gewinne eingefahren und das Rating bei den Banken verbessert werden.

(jab)

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Im Praxishandbuch 2009  im Kapitel „Aktuelle IT-Produkte und Dienstleistungen“.

Klaus Groenewold, Geschäftsführer MD Hardware & Service GmbH: „Mit unserem Zeiterfassungssystem haben wir und unsere Kunden jederzeit einen perfekten Überblick über unseren Arbeitsaufwand. So können wir zum Beispiel unsere Wartungskunden gezielt betreuen und nicht effiziente Einsätze reduzieren. Das weist uns gegenüber unseren Kunden als kompetenten Partner aus, der nur die tatsächlich durchgeführten Leistungen fakturiert.“